Zorg dat je duidelijke bedrijfsregels hebt en dat deze bekend zijn bij je werknemers. Het voelt misschien een beetje belerend, maar als een situatie zich voordoet dan ben je blij dat je ze hebt. Het voorkomt een hoop onduidelijkheid en je staat juridisch sterker in je schoenen.

Nienke van Dijk, Auteur

De hoe, wat, wanneer omtrent het geven van een officiële waarschuwing

Soms ben je genoodzaakt als werkgever maatregelen te nemen als een werknemer gedrag vertoont dat in strijd is met de bedrijfsregels en een veilige werkomgeving. Een van de middelen die je als werkgever hebt is het geven van een officiële waarschuwing. Een officiële waarschuwing is een duidelijk signaal aan de werknemer dat er iets niet goed is gegaan en dat je een verandering verwacht. Maar wat is het nu precies? Wanneer mag je een officiële waarschuwing geven en waar moet een officiële waarschuwing aan voldoen?

Wat is een officiële waarschuwing?

Door een werknemer een officiële waarschuwing te geven laat je weten dat bepaald gedrag of bepaalde omstandigheden niet wordt getolereerd. Door schriftelijk vast te leggen wat er is gebeurd en dat je de werknemer hebt gewaarschuwd geef je aan dat het menens is en daarnaast heb je schriftelijk bewijs van de waarschuwing. Deze schriftelijke waarschuwing kan worden gebruikt als dossiervorming indien dat noodzakelijk is.

beëindigen dienstverband

Zorg dat je officiële waarschuwing aan de richtlijnen voldoet zodat het ook echt meetelt in het dossier als een officiële waarschuwing en met het gewicht als dat je het had bedoeld.

Nienke van Dijk

Wanneer geef je een officiële waarschuwing?

Je geeft een werknemer een officiële waarschuwing als het gedrag onacceptabel is en in strijd met de bedrijfsregels en de omgangsvormen is en je dit duidelijk wilt maken. Daarnaast maak je duidelijk dat dergelijk gedrag consequenties kan hebben. Het is belangrijk dat je de bedrijfsregels over wat er wel en niet mag vastgelegd hebt. Dit zodat dit voor alle werknemers duidelijk is.

Je kunt o.a. in de volgende gevallen een officiële waarschuwing geven:

  • Onterechte ziekmelding

  • Herhaaldelijk te laat komen

  • Ontoelaatbaar gedrag naar collega’s of klanten

  • Ongeoorloofd opnemen van verlof

  • Privégebruik van eigendommen van de werkgever

  • Opzettelijk overschrijden van bevoegdheden

  • Niet nakomen van verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst

Hoe geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing geef je atijd schriftelijk. In de officiële waarschuwing beschrijf je wat er is voorgevallen (feitelijk) en wanneer het is gebeurd. Je voegt daar aan toe wanneer je de werknemer op de hoogte hebt gebracht. Ook meld je de consequenties bij herhaling van het gedrag. Verstuur de officiële waarschuwing het liefst per aangetekende brief of laat de werknemer tekenen voor ontvangst. Een kopie van de brief voeg je toe aan het personeelsdossier.

Wat zijn de gevolgen van een officiële waarschuwing?

Uiteraard is het de bedoeling dat dergelijk gedrag niet voorkomt en als het dan noodzakelijk is dat één officiële waarschuwing voldoende is. Wanneer de werknemer toch in herhaling valt dan kunnen er andere maatregelen volgen. Denk aan een schorsing. Als er meerdere officiële waarschuwingen zijn geweest dat kan werkgever het recht geven om over te gaan op ontslag. Eén officiële waarschuwing is niet voldoende om een werknemer te kunnen ontslaan. Het dossier moet aantonen dat de werknemer herhaaldelijk in de fout is gegaan en dat jij als werkgever de werknemer ook de kans hebt gegeven om een verbetering te laten zien. Als sancties geen positieve verandering in het gedrag laten zien en je kunt alle omstandigheden en gevoerde gesprekken aantonen dan kun je met het dossier een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV of vragen aan de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Is er een specifieke situatie en vraag je je af of je een officiële waarschuwing kunt geven of wil je advies bij het opstellen van een officiële waarschuwing? Of heb je de bedrijfsregels niet vastgelegd en heb je behoefte aan een bedrijfsreglement of een personeelshandboek? Neem contact op met Nienke van Dijk op 06-46344445 of stuur een email naar info@hr-dienst.nl. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of behoefte aan meer informatie? Neem dan ook contact op met Nienke.

Vragen?

Vragen naar aanleiding van het artikel of een andere vraag? Stuur een bericht naar info@hr-dienst.nl ter attentie van Nienke of bel haar op 06-46344445 voor het maken van een afspraak.

Let’s Talk