Het personeelsdossier bijhouden is niet alleen een taak van de boekhouder, maar ook van jou als ondernemer. Zorg dat je een realistisch beeld schetst van de ontwikkeling van je medewerker. Je bent jezelf ergens in de toekomst dankbaar dat je dit hebt gedaan.

Nienke van Dijk, Auteur

Wat is de inhoud van een volledig personeelsdossier?

Je hebt vast wel eens gehoord dat je een goed dossier moet hebben. Een veel gehoorde kreet wanneer het bijvoorbeeld over een disfunctionerende medewerker en ontslag gaat. Toch heeft 90% van de MKB organisaties de personeelsadministratie en daarmee de basis van een personeelsdossier niet op orde. Het hebben van personeelsdossiers voor iedere werknemer is wettelijk verplicht. Maar wat moet er in een personeelsdossier zitten?

Wat zit er in een personeelsdossier?

De basis:

  • Stamkaart met belangrijkste gegevens van de werknemer, denk aan: NAW-gegevens, geboortedatum en BSN.

  • Kopie identiteitsbewijs (paspoort of ID-bewijs, geen rijbewijs).

  • Formulier loonheffingen belastingdienst.

  • CV.

  • Getekende arbeidsovereenkomst.

  • Afspraken over vergoedingen en verstrekkingen.

  • Gegevens m.b.t. ziekteverzuim.

  • Gespreksverslagen zoals functionerings- en beoordelingsverslagen, ontwikkelgesprekken en verbetertrajecten.

  • Functiebeschrijvingen.

  • Scholingsafspraken.

Eigenlijk alles van het moment van solliciteren tot dat iemand uit dienst treedt moet gedocumenteerd worden. Dit zodat er een realistisch beeld is van het functioneren en de ontwikkeling van een medewerker. Dat de gemaakte afspraken zijn vastgelegd en het dossier als naslagwerk kan dienen. Het bijhouden van een goed en volledig dossier wordt alleen maar belangrijker. Zeker wanneer het gaat om ontslagaanvragen en verzuimdossiers waar het dossier een steeds belangrijkere rol speelt.

beëindigen dienstverband

Het niet hebben van een personeelsdossier, een onvolledig dossier of een dossier met overschrijdende informatie kan flinke financiële gevolgen hebben. Zorg dat de basis op orde hebt, voorkomt onnodige situaties.

Nienke van Dijk

Wat kunnen de gevolgen zijn?

  • In Nederland kun je controle krijgen van instanties als de arbeidsinspectie en de belastingdienst. Als een controle blijkt dat de personeelsdossiers niet op orde zijn, dan kunnen er boetes worden uitgeschreven door deze instanties. Deze kunnen oplopen tot duizenden of zelfs tienduizenden euro’s.

  • Heb je een langdurig zieke medewerker en heb je het verzuimdossier niet (goed) bijgehouden, dan kan het als gevolg hebben dat je een boete krijgt en dat je geen afscheid kunt nemen van de medewerker na twee jaar ziekteverzuim.

  • Ook in het geval van een disfunctionerende medewerker is het belangrijk dat je een goed opgebouwd dossier hebt waaruit blijkt dat de medewerker niet functioneert, dat er duidelijk feedback is gegeven en een reële periode is geweest voor de medewerker om zich te verbeteren. Zonder een dergelijk dossier is een ontslagaanvraag onbegonnen werk.

In dit artikel lees je de belangrijkste aandachtspunten bij ontslag.

Digitaal of papier?

Personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke en persoonlijke gegevens waar niet iedereen toe mag hebben. Of je de personeelsdossier nu in ordners bewaard of digitaal, het moet op een veilige en afgeschermde plek worden opgeborgen.

In beide gevallen heb je rekening te houden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie over welke gegevens en hoe je de gegevens mag bewaren vind je hier.

Goede personeelsdossiers

Tijdens en na het dienstverband zijn wettelijke bewaartermijnen van toepassing. De bewaartermijn is afhankelijk van de gegevens. Fiscale gegevens zoals gegevens met betrekking tot de loonadministratie hebben een bewaartermijn van 7 jaar. Voor loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van 5 jaar na de uitdiensttreding.

Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt dan mag je de gegevens al na 2 jaar na de uitdiensttreding verwijderen. Als er een arbeidsconflict is geweest of er is een lopende rechtszaak dan mag je de gegevens van ex-werknemers langer bewaren.

In dit artikel lees je wat de do’s & don’ts zijn voor een personeelsdossier.

Bewaartermijnen

Een goede administratie is belangrijk om aan de wettelijke vereisten te voldoen en als naslagwerk. Het bijhouden van een personeelsdossier doe je in goede als in minder goede tijden. Doe jezelf en je team een plezier en begin er meteen mee of vraag om assistentie van HR-dienst.nl.

Is er een specifieke situatie waar je advies over wilt inwinnen of heb je behoefte aan professionalisering van je HR-zaken? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl  of bel haar op 06-46344445.  Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of behoefte aan meer informatie? Neem ook dan contact op met Nienke.

Vragen?

Vragen naar aanleiding van het artikel of een andere vraag? Stuur een bericht naar info@hr-dienst.nl ter attentie van Nienke of bel haar op 06-46344445 voor het maken van een afspraak.

Let’s Talk