90% van de MKB-ers heeft de personeelsdossiers niet op orde. Dit kan flinke (financiële) gevolgen hebben. De belastingdienst en de arbeidsinspectie kunnen boetes geven voor incomplete of privacy overschrijdende dossiers.

Nienke van Dijk, Auteur

Wat mag er wel en niet worden opgenomen in een personeelsdossier?

Een goed opgebouwd en bijgehouden personeelsdossier is belangrijk. Het is zelfs wettelijk verplicht. Het is de basis van een goede personeelsadministratie. Voor jou als ondernemer vast niet je hobby en daarom is het vaak een ondergeschoven kindje. Er zijn regels over wat je wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier. Het bijhouden van gegevens die in strijd zijn met die regels kan gevolgen hebben. Daarom een artikel over wat je wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier.

Wat is het doel van een personeelsdossier?

Het personeelsdossier is belangrijk voor een correcte en volledige personeelsadministratie. Het vastleggen van gemaakte afspraken zorgt ervoor dat er geen discussie kan ontstaan en het dient ook als naslagwerk. Hoe heeft een medewerker zich door de jaren heen ontwikkeld?

Het personeelsdossier is naast dat het wettelijk verplicht is ook onmisbaar. Mocht je afscheid willen nemen van een medewerker dan is een goed gedocumenteerd dossier de basis voor de ontslagaanvraag. Zonder goed opgebouwd dossier met gespreksverslagen, herplaatsingsinspanningen en scholingsmogelijkheden is het onmogelijk om ontslag aan te vragen.

Wat je mag opnemen in een personeelsdossier is gebonden aan regels. Wat zijn nu de do’s en don’t van een personeelsdossier?

Do’s personeelsdossier

Meteen beginnen met het aanleggen van een personeelsdossier wanneer je een nieuwe medewerker aanneemt.

Opnemen van persoonsgegevens zoals NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.

Verdeel het personeelsdossier in subcategorieën, zoals:

  • Personeelsgegevens, inclusief kopie identiteitsbewijs, CV en formulier loonheffingen

  • Arbeidsvoorwaarden (o.a. bonusregeling, leaseauto, vergoedingen, etc.)

  • Opleidingen (diploma’s en certificaten ten behoeve van uitvoer van de functie, zowel behaald in het verleden als tijdens het dienstverband)

  • Verzuim (gegevens frequentie en duur van het verzuim, plan van aanpak UWV)

  • Pensioen (gegevens pensioenfonds)

  • Ontwikkeling met gespreksverslagen, functionerings-en beoordelingsverslagen en ontwikkelgesprekken.

Wat moet er precies in een personeelsdossier zitten en wat zijn de bewaartermijnen? Check dit artikel.

beëindigen dienstverband

Begin meteen met het aanleggen van een personeelsdossier bij het starten van een nieuwe medewerker. Kleine investering en het maakt het makkelijker om het daarna bij te houden.

Nienke van Dijk

Don’ts personeelsdossier

Wat je niet mag opnemen in een personeelsdossier zijn medische gegevens. Ook gegevens met betrekking tot geloof, ras en geaardheid mogen niet worden opgenomen. Deze gegevens mogen niet worden bewaard vanwege privacy gegevens en daarnaast zijn het gegevens die niet noodzakelijk zijn om te bewaren in het kader van het doel van een personeelsdossier.

In dit artikel lees je waar je op moet letten bij ontslag.

Goede en volledige personeelsdossiers

Houd de personeelsdossiers goed bij vanaf het begin. Op deze manier voorkom je hoge boetes en/ of ongewilde voortzetting van een dienstverband en de daarmee samenhangende kosten, omdat het personeelsdossier niet volledig of voldoende is om afscheid te kunnen nemen.

Opbergen personeelsdossiers

Berg de personeelsdossiers op een veilige en afgeschermde plek op, zoals een afgesloten kast. Personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke en persoonlijke gegevens waar niet iedereen toe mag hebben.

Het digitaal bewaren van personeelsgegevens mag natuurlijk ook. Ook dan is het belangrijk om te zorgen voor goede beveiliging van de gegevens. Zoals een beperkt aantal bevoegde mensen die toegang hebben tot de gegevens. En natuurlijk firewalls en beveiligde internetverbindingen.

Is er een specifieke situatie waar je advies over wilt inwinnen of heb je behoefte aan professionalisering van je HR-zaken? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl  of bel haar op 06-46344445.  Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of behoefte aan meer informatie? Neem ook dan contact op met Nienke.

Vragen?

Vragen naar aanleiding van het artikel of een andere vraag? Stuur een bericht naar info@hr-dienst.nl ter attentie van Nienke of bel haar op 06-46344445 voor het maken van een afspraak.

Let’s Talk