Wat moet je weten als ondernemer in tijden van corona?

Iedereen krijgt te maken met corona

Het coronavirus heeft grote gevolgen voor ons allemaal, zowel persoonlijk als zakelijk. Corona houdt veel ondernemers in haar greep. Sommige bedrijven hebben inmiddels hun deuren moeten sluiten door besluiten vanuit het kabinet. Andere bedrijven zien hun omzet dalen vanwege de ontstane angst en er zijn bedrijven die juist een personeelstekort hebben en waar de vraag groter is dan het aanbod. De overheid probeert de situatie zo goed mogelijk in goede banen te leiden. Beheersbaar voor de zorg, de samenleving en met het oog op beperking van de negatieve gevolgen voor de economie. In dit artikel een overzicht van een aantal zaken voor jou als ondernemer om aan te denken en om actie op te ondernemen. Onderwerpen die aan bod komen zijn:

Thuiswerken

De regering heeft gevraagd aan bedrijven om hun medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Daar is massaal gehoor aan gegeven. Maar hoe ga je om als medewerkers lang thuis moeten werken en daar niet de juiste voorzieningen voor hebben? Je wilt niet dat mensen straks uitvallen vanwege RSI klachten.

Oplossingen

• Laat medewerkers van kantoor toetsenborden, schermen en kantoorstoel meenemen. Of laat iemand het bij de mensen thuis brengen.
• Bij IKEA heb je al een sta/ zit bureau voor € 170,-. IKEA is gesloten, maar bezorgen nog wel aan huis of je kunt je online bestelling ophalen.
• Laat (een beperkt aantal!) medewerkers die dichtbij kantoor wonen en niet met het openbaar vervoer hoeven te reizen op kantoor werken. Neem de adviezen van het RIVM ter harte (1,5 meter afstand, frequent handen wassen, etc.).
• Stimuleer je team om regelmatig op te staan en even weg te lopen van de computer. Doe belafspraken staand en haal regelmatig koffie, thee of water.

Communicatie

Communicatie is altijd belangrijk, maar in onrustige tijden en wanneer iedereen op verschillende locaties werkt is het heel belangrijk dat er extra aandacht aan wordt besteed. Je kunt niet teveel communiceren en wees zo eerlijk een transparant mogelijk. Hoe blijf je goed in contact met je team?

• Maak gebruik van oplossingen als Zoom, Microsoft Teams, Slack, Skype etc.
• Creëer een what’s app groep of maak gebruik van bijvoorbeeld Speakap, zodat iedereen verbonden blijft.
• Deel regelmatig updates over belangrijke en minder belangrijke zaken. Ook wanneer er status quo is, laat toch iets van je horen. Creëer een ritme en houd je daaraan.
• Maak je communicatie persoonlijk of in ieder geval menselijk. Dus niet afstandelijk en zakelijk, uiteraard wel professioneel. Kies een warme tone of voice, wees empatisch en begripvol.
• Maak de moeilijke onderwerpen bespreekbaar en begin er vanuit jezelf over. Maak geen beloftes die je (mogelijk) niet kunt nakomen.
• Vergeet niet om je medewerkers een extra hart onder de riem te steken, je waardering uit te spreken en een compliment te geven.
• Wees realistisch in je communicatie. Maak zaken niet negatiever dan ze zijn en wees ook niet de über optimist. Feitelijk.
• Laat zien dat je verantwoordelijkheid neemt en als je kunt geef specifiek aan welke actie je onderneemt, maar in ieder geval dàt je actie onderneemt.
• Mensen helpen graag, dus als er iets is dat je teamleden kunnen doen, geef oplossingsgerichte instructies. Ga er niet vanuit dat mensen ‘het zelf wel kunnen verzinnen’. Wanneer mensen angstig zijn neemt emotie het over van het rationele.

Vind jij het als ondernemer moeilijk om je hoofd koel te houden? Besteed de communicatie uit aan iemand die het beter kan overbrengen of vraag om hulp bij een collega, een collega ondernemer of bij een communicatie specialist. Uiteraard staat HR-dienst.nl ook voor je klaar om hier in te ondersteunen.

Vakanties en verlofdagen

Goed mogelijk dat je medewerkers vakanties en vrije dagen gepland hebben. Hoe ga je om met vakanties die geen doorgang kunnen vinden? Het is natuurlijk heel vervelend voor mensen dat de vakantie of het weekendje weg is gecanceld.

Heb je voldoende werk en kun je de medewerker goed gebruiken? Dan kun je het verlof intrekken en de medewerker aan het werk laten gaan. De medewerker kan dan het verlof op een ander moment opnemen.

Heb je onvoldoende werk? Dan kun je ook besluiten om de medewerker de vakantiedagen toch te laten opnemen. Dit kan wellicht tot weerstand leiden bij de medewerker. Reageer begripvol. Het is geen populaire maatregel, maar zakelijk gezien wellicht wel een goede maatregel. Leg uit wat voor jou als ondernemer (of manager) de beweegreden is. Het grotere plaatje.

Niemand weet hoe lang deze situatie gaat duren, als alle medewerkers geen verlof nemen in de aankomende weken dan stuwt dat het verlofdagensaldo. Dit heeft dus niet alleen effect op de korte termijn, maar ook op de middellange termijn. Het kan zijn dat als je straks je medewerkers nodig hebt, dat iedereen dan vrij wil hebben of juist moet nemen om vakantiedagen op te nemen, terwijl het eigenlijk niet uitkomt.

Heb je specifieke vragen die niet aan bod komen? Je kunt altijd een beroep doen op HR-dienst.nl voor expertise en advies. Stuur een email naar info@hr-dienst.nl  of bel Nienke 06-46344445.

Kinderopvang

De scholen zijn tot nader order gesloten en als je geen ‘cruciaal en vitaal’ beroep hebt kunnen kinderen niet naar de kinderopvang. Wat betekent dit voor je medewerkers? Kunnen zij werk en hun zorgtaak combineren? Nemen ze betaald of onbetaald (zorg)verlof op?

Je kunt hier op verschillende manieren mee omgaan. Je kunt de wettelijke regels hanteren:

• Calamiteitenverlof is ervoor bedoeld om een acuut probleem op te lossen. Dus bijvoorbeeld in het geval dat er opvang voor de kinderen is geregeld en onverwachts is de opvang niet meer mogelijk. Bij calamiteitenverlof krijgt een medewerker zijn salaris volledig doorbetaald.
• De medewerker kan kortdurend zorgverlof opnemen. Bij het opnemen van kortdurend zorgverlof krijgt de medewerker 70% (in de CAO of bedrijfsregeling kunnen afwijkende afspraken zijn vastgelegd) van het salaris doorbetaald. Een medewerker kan per jaar maximaal twee maal het aantal werkuren per week opnemen. Bij een fulltime werkweek van 40 uur is dat dus 80 uur per jaar.
• De medewerker kan vakantiedagen opnemen. Dit kan als iemand geen recht meer heeft op kortdurend zorgverlof of wanneer iemand 100% salaris uitbetaald wilt hebben en geen 70% zoals bij kortdurend zorgverlof.
• Een medewerker kan ook onbetaald verlof opnemen.

Voor alle regelingen geldt, bespreek goed met je medewerker wat de afspraken zijn, zodat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn. Werkt iemand wel of werkt iemand niet. Krijgt iemand betaald of niet. Als iemand betaald krijgt, hoeveel krijgt iemand dan betaald. Beide partijen moeten meewerken aan een passende oplossing.

Je kunt ook kijken naar andere oplossingen, zoals:

• Is het mogelijk om flexibele werktijden af te spreken? Dat een medewerker extra vroeg begint en in de avonduren als de kinderen op bed liggen uren werkt?
• Is het mogelijk om niet-gewerkte uren in de toekomst in te halen? Dit zal voor fulltimers moeilijk zijn, maar voor parttimers wellicht een optie. Om in de toekomst tijdelijk fulltime te werken, zodat op deze manier de uren die nu niet worden gewerkt worden ingehaald.
• Er zijn ook werkgevers die zeggen health & kids first. Daarna pas werk. De medewerkers krijgen volledige vrijheid om de zorgtaken voor zichzelf en hun kinderen te volbrengen. Als er tijd en ruimte overblijft voor het werk dan kun je werken, maar je hoeft je niet schuldig te voelen als dat niet lukt. Uiteraard dit goed communiceren met het team en dit alles heeft geen gevolgen voor het salaris.

Reiskostenvergoeding

Nu (een deel van) de medewerkers thuis werkt, hoe ga je om met de reiskostenvergoeding? Zet je deze stop of betaal je deze door? Maak hier goede afspraken over en communiceer deze duidelijk en op tijd. Wellicht zijn er (openbaar vervoer)-abonnementen die tijdelijk opgezegd kunnen worden. Misschien betaal je de reiskostenvergoeding door, maar is het bedoeld voor medewerkers om hun thuiswerkplek op orde te krijgen.

Belasting

Kun je wel wat financiële ruimte gebruiken? Je kunt uitstel aanvragen voor het betalen van belasting bij de belastingdienst. Dit geldt voor loonbelasting en sociale zekerheidspremies en ook voor inkomsten- en vennootschapsbelasting en btw. Je kan drie maanden of langer uitstel van betaling krijgen. Ondernemers krijgen geen boete, en als drie maanden niet lang genoeg is kan om langer uitstel worden gevraagd.

NOW-regeling

De regeling werktijdverkorting is komen te vervallen, maar de Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud is door het kabinet aangekondigd. Deze kun je op dit moment nog niet aanvragen bij het UWV. Mocht je als werkgever een omzetverlies van tenminste 20% verwachten en kun jij je committeren aan de verplichting om geen ontslag op bedrijfseconomische reden aan te vragen voor je medewerkers, dan kun je in aanmerking komen voor een substantiële tegemoetkomen in de loonkosten. De NOW heeft terugwerkende kracht vanaf 1 maart 2020. De hoogte van de vergoeding van loonkosten voor de werkgever is afhankelijk van de terugval in omzet. De werkgever krijgt maximaal 90% van het loon vergoed.

Heb je vragen over een van deze onderwerpen of staat je vraag er niet bij? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl  of bel haar op 06-46344445.

Handige websites voor ondernemers

Houd deze websites goed in de gaten voor het laatste nieuws.

Heb je vragen over een van deze onderwerpen of staat je vraag er niet bij? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl  of bel haar op 06-46344445.