Hoe geef je iemand ontslag?

Hoe geef je iemand ontslag?

Als je ondernemer bent met personeel dan ontkom je niet aan de situatie om mensen te ontslaan, of je nu wilt of niet. Het ontslag is de uitkomst van een serie aan gesprekken en gebeurtenissen. Of althans, dat zou het moeten zijn. Veel ondernemers zien op tegen een ontslagprocedure. De een omdat het als een persoonlijk falen wordt gezien, de ander omdat die conflictmijdend is en deze gesprekken liever uit de weg gaat, maar voor de meesten geldt dat ze niet precies weten hoe. Ze hebben wel eens iets gehoord over ‘dossieropbouw’, maar daar houdt het dan ook vaak op. Omdat ze niet goed weten hoe je iemand ontslaat en hier niet goed in begeleid worden loopt een situatie ongemerkt op totdat jij als leidinggevende er ‘ineens’ klaar mee bent. Met als gevolg dat iemand per direct de organisatie moet verlaten. Iedereen weet dat dit zo niet werkt en dat is maar goed ook. Maar hoe kom je tot ontslag?

Hoe het NIET moet, maar wel vaak gaat

Als iemand onvoldoende presteert dan is dat waarschijnlijk al een tijdje het geval. Maanden, zo niet langer. Als jij je als leidinggevende bevindt in de situatie dat de maat nu vol is, maar de medewerker van niets weet, dan is er sprake van slecht management, en helaas gebeurt dit maar al te vaak.

Hoe het ontstaat:

Een teamlid presteert ondermaats. Misschien is de kwaliteit van het werk ondermaats, of misschien is het gedragsmatig. De manager staat het toe door het gesprek hier niet over aan te gaan. Dit komt omdat er geen vaste mogelijkheden zijn om feedback te geven (zoals een wekelijkse of maandelijkse één op één) of dit bestaat ​​wel maar de leidinggevende schrikt terug voor het moeilijke gesprek.

Hoe dan ook, de ondermaatse prestaties gaan door – hoogstwaarschijnlijk omdat het teamlid niet eens weet van de ondermaatse prestatie. Dit gaat een paar maanden zo door. De rest van het team ziet het ook en begint zich gefrustreerd te voelen. Waarom zouden zij hun best doen als middelmatigheid wordt geaccepteerd?

Uiteindelijk komen de dingen tot een hoogtepunt. De ondermaatse prestatie wordt onmogelijk te negeren, en er zit niets anders op dan de medewerker te laten gaan. Het enige is dat de persoon in kwestie waarschijnlijk de laatste is die erover hoort.

Wellicht was het ontslag nog te vermijden geweest als er eerder was ingegrepen. Een ongemakkelijk gesprek een paar maanden eerder had kunnen helpen om de koers te veranderen – en nu is het meer dan alleen een ongemakkelijk gesprek. Een pijnlijke uitkomst, voor iedereen.

Stappen voor iedere leidinggevende om ter harte te nemen, zodat jij in staat bent om het beter te doen:

Ontslag mag nooit een verrassing zijn

Voer gesprekken met je medewerkers en leg de ontwikkeling die iemand maakt vast. Niet alleen in slechte tijden, maar ook in goede tijden. Maak er een gewoonte van. Een ontslag vanwege slechte performance mag nooit een verrassing zijn. Iemand gaat niet van de een op andere dag minder presteren. Door een systeem te creëren waarin je iemand functioneren vastlegt, ongeacht of deze voldoende, onvoldoende of uitmuntend is, zorg je ervoor dat je het jezelf makkelijker maakt als leidinggevende. Het wordt niet meer negatief ervaren als ‘dossieropbouw voor ontslag’ als je iets vastlegt. Veel leidinggevende ervaren een drempel om ondermaatse performance vast te leggen, omdat dit een grote stap is als er normaal gesproken niets tot weinig wordt vastgelegd. Je wilt de ontwikkeling van een medewerker vastleggen vanaf de eerste werkdag.

Als een ontslag onverwachts komt voor een medewerker is de kans ook groter dat deze emotioneel reageert. Als iemand het ontslag ziet aankomen, dan zal de reactie minder emotioneel zijn. Door niet te communiceren creëer je eigenlijk de situatie waar je tegenop ziet.

Lees in dit artikel de belangrijkste aandachtspunten bij ontslag.

Gebruik je hoofd én je hart

Er zijn een aantal formaliteiten en praktische zaken die het ontslaggesprek leiden, zoals het brengen van de boodschap en dat wel meteen aan het begin van het gesprek. Ook communiceren hoe het proces verder gaat vanaf nu. Vergeet daarnaast niet je hart te gebruiken. De beslissing heeft impact en zijn of haar wereld, of het nu onverwacht komt of niet, staat op zijn kop.

Voer het gesprek niet in het bijzin van anderen of in een ruimte waar degene zichtbaar is voor iedereen. Daarnaast is het fijn om een dergelijk gesprek aan het eind van de dag te doen, zodat de medewerker zijn of haar spullen niet hoeft op te halen ten overstaan van alle collega’s. Zijn er andere dingen die je kunt doen om het iets minder pijnlijk te maken? Moet er bijvoorbeeld nog een laptop of auto ingeleverd worden, spreek dan buiten werk af, zodat iemand niet naar kantoor hoeft te komen. Of laat het ophalen door een koerier. De boodschap mag niet verloren gaan door je acties, maar dat sluit niet uit dat je met compassie kan handelen.

Lees in dit artikel wat te doen als je de verkeerde kandidaat hebt aangenomen.

Wees duidelijk en respectvol

Een leidinggevende vindt altijd dat hij of zij duidelijk is geweest in de communicatie en toch blijkt vaak dat dit helemaal niet zo duidelijk was voor de medewerkers. Benoem zaken expliciet. Ga er niet vanuit dat iemand begrijpt wat je bedoelt.

Spreek uit wat het gevolg is als iemand niet verbeterd. Wat is de consequentie. Veel leidinggevende durven dit niet te benoemen, maar juist die duidelijkheid zorgt dat de ernst van de situatie goed overkomt.

Informeer het team zo gauw als dat kan over het ontslag van een collega. Soms kan dit niet meteen na het ontslaggesprek met de medewerker vanwege juridische redenen, maar doe dit zo gauw als het kan zodat het verhaal geen eigen leven gaat leiden. Communiceer altijd in persoon en niet via email. Het is natuurlijk goed nadat je het persoonlijk hebt verteld om alsnog een email te sturen, zodat mensen die niet aanwezig waren alsnog worden geïnformeerd.

Wees zo eerlijk en transparant mogelijk over de reden van ontslag zonder de persoon door het slijk te halen. Als iemand niet voldoet aan de verwachte standaard, dan kun je dat zeker zeggen. Je hoeft dit niet toe te lichten met voorbeelden. Het zegt ook iets over jou als je onrespectvol over iemand praat.

Heb je behoefte om een HR expert te raadplegen bij moeilijke situatie of om je beslissing of keuzes helder te krijgen? Stuur een email naar info@hr-dienst.nl of bel Nienke 06-46344445 voor een gedegen advies.

Voldoe aan de wet

De wet is uitgebreid en iedere situatie vergt dan ook een eigen advies over wat er kan en wat er niet kan. Laat je goed informeren en adviseren, zodat het ontslag aan de in Nederland geldende wetgeving voldoet. Het is erg onprofessioneel als je de verkeerde opzegtermijn hanteert of wanneer blijkt dat een ontslag geen doorgang kan vinden, omdat je je niet aan de wet houdt. Betaal daarnaast de medewerker waar hij of zij recht op heeft. Denk aan niet opgenomen vakantiedagen, de transitievergoeding en eventueel opgebouwd vakantiegeld.

Behandel een ander zoals je zelf behandeld zou willen worden

Degene die je gaat ontslaan is een mens, net als jij. Zou jij over de email ontslagen willen worden? Zou jij feedback willen ontvangen hoe je je werk beter kan doen? Zou jij je mens willen voelen en niet een nummer? Durf écht het gesprek met de ander aan te gaan. Kijk degene in de ogen, laat op gepaste wijze blijken dat je het jammer vindt deze beslissing te moeten nemen. Wees niet trots op het feit dat je iemand gaat ontslaan. Pak je verantwoordelijkheid en laat iemand met waardigheid de organisatie verlaten. Dat zou jij toch ook willen?

Samenvatting

Zorg dat je het hele jaar in gesprek bent met je medewerker, ongeacht de performance en leg deze vast. Zie de waarde in van het hebben van deze gesprekken. Niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn. Deel je feedback met je medewerkers en duik niet weg voor de moeilijke gesprekken. Laat je adviseren over wet- en regelgeving en handel daarnaast met compassie en respect. Een goede leider leidt zichzelf en het team, ook als dat betekent dat de wegen scheiden.

Meer informatie over ontslag?

Eigenaresse Nienke van Dijk schrijft momenteel aan haar boek over ontslag. Wil je op de hoogte gehouden worden, schrijf je hier in om de updates te ontvangen.

Heb je vragen over dit onderwerp of heb je een specifieke situatie die je wilt bespreken? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl  of bel haar op 06-46344445.