Als werkgever heb je een zorgplicht voor je medewerkers, ook of ze dus voldoende verlof opnemen. Iedereen heeft het zo nu en dan nodig om even afstand te nemen van het werk.
Wat kun je doen als medewerkers een hoog verlofsaldo hebben?
Wanneer werknemers weinig vakantiedagen opnemen ontstaan er hoge verlofsaldo’s. Als werkgever wil je deze stuwmeren van verlof voorkomen. Dit omdat dit een hoge financiële voorziening in de financiële administratie opgenomen moet worden. Maar nog belangrijker, hoe is het met de fysieke en mentale gezondheid gesteld van teamleden die geen of nauwelijks verlof hebben opgenomen?
Na een jaar waarin thuiswerken voor veel bedrijven de norm is geworden en waarin reizen niet of nauwelijks mogelijk is door Covid-19 is de kans heel groot dat medewerkers hoge verlofsaldi hebben.
Mag je als werkgever bijvoorbeeld verlofuren uitbetalen? In dit artikel het antwoord op deze vraag en wat je kunt doen als werkgever als medewerkers hoge verlofsaldo’s hebben.
Hoe zit het ook alweer?
Eerst nog even hoe het ook alweer zit met vakantierecht, aantal vakantiedagen, vervaltermijnen, wettelijk en bovenwettelijk. Een medewerker heeft bij een fulltime dienstverband minimaal recht op 20 verlofdagen (4 x het aantal werkuren per week verlof). Dit worden de wettelijke verlofdagen genoemd. Werkt een medewerker parttime, dan is het aantal pro rata. Veel werkgevers geven werknemers meer dan 20 vakantiedagen aan verlof op jaarbasis. De extra dagen komen bovenop de wettelijke dagen en worden dan ook wel bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Aan de wettelijke en bovenwettelijke dagen zit een andere vervaltermijn. Wettelijke dagen vervallen een half jaar na het jaar waarin het is opgebouwd. Dus de wettelijke dagen van 2020 vervallen per 1 juli 2021. De bovenwettelijke dagen hebben een vervaltermijn van 5 jaar.
Er kunnen andere vervaltermijnen worden afgesproken, maar dan moet dat schriftelijk zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de CAO of arbeidsovereenkomst.
Wat kun je doen aan een hoog verlofsaldo?
Herinnering sturen (verplicht)
Als werkgever ben je verplicht om werknemers op tijd te herinneren aan het opnemen van de wettelijke vakantiedagen.
Let op: als jij als werkgever de werknemer hier niet op tijd aan hebt herinnerd, dan vervallen deze dagen niet. Vergeet dus de medewerker hier niet over te informeren.
Lees in dit artikel over onbeperkte vakantiedagen.
Zijn er periodes waarin het wat rustiger is qua werk? Stimuleer je medewerkers om juist dan verlofdagen op te nemen. Je mag het niet verplichten, maar natuurlijk wel aanmoedigen.
Check de CAO en contractafspraken
Kijk goed na wat er is vastgelegd rondom het opnemen en/of vervallen van (boven)wettelijke vakantiedagen. Dit kan verschillen per CAO of er kunnen individueel afspraken over zijn gemaakt met een medewerker.
Lees in dit artikel alles over het mentale welzijn van medewerkers en wat jij daar aan kan doen.
Heb je behoefte om een HR expert te raadplegen bij een moeilijke situatie of om je beslissing of keuzes helder te krijgen? Stuur een email naar info@hr-dienst.nl of bel Nienke 06-46344445 voor een gedegen advies.
Maak het bespreekbaar
Ga met je medewerker in gesprek en vraag om medewerking. Leg de situatie uit en benoem ook je zorgplicht als werkgever en dat je die taak serieus neemt.
Leg afspraken vast
Omdat je wettelijk verplicht bent werknemers te informeren rondom de vakantiedagen, is het belangrijk om alle afspraken rondom opnemen, uitbetalen of vervallen helder vast te leggen zodat er misverstanden ontstaan. Dit kun je vastleggen in de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek.
Om rekening mee te houden
Je mag een werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, behalve als dit in het contract of in de CAO voor jouw bedrijf staat. Dit is meestal niet het geval.
Een werknemer moet de wettelijke vakantiedagen zoveel mogelijk opnemen in het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Lukt dat niet, dan moeten ze voor 1 juli het jaar erop alsnog worden opgenomen. Daarna vervallen ze. Tenzij het niet mogelijk is geweest om ze op te nemen, bijvoorbeeld door drukte op het werk. De coronacrisis is géén reden om de vakantiedagen niet op te nemen.
Als de werknemer al vakantiedagen heeft aangevraagd, maar de vakantieplannen zijn geannuleerd, dan kun je er als werkgever voor kiezen de vakantiedagen toch te laten staan. Je bent niet verplicht om deze weer in te trekken.
Wettelijke vakantiedagen mag een werkgever alleen uitbetalen aan het einde van een dienstverband. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je als werkgever wel tussendoor uitbetalen, maar je bent hier niet toe verplicht. Ook als de medewerker hier om vraagt ben je niet verplicht hier gehoor aan te geven.
Bovenwettelijke vakantiedagen tussendoor uitbetalen
Als werkgever mag je alleen bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Wanneer de werknemer minder dan het wettelijke aantal vakantiedagen opneemt dan mag de werkgever de resterende wettelijke vakantiedagen niet uitbetalen. De werkgever is niet verplicht de verlofdagen af te kopen. Maar andersom is de werknemer ook niet verplicht om zijn dagen af te kopen wanneer de werkgever hierom verzoekt.
Voorbeeld
Het verlofrecht van een fulltime medewerker is 25 dagen (per jaar). Dit zijn 20 wettelijke verlofdagen (160 uur = 40 uur * 4 ) en 5 bovenwettelijke verlofdagen.
De medewerker heeft in het hele jaar 12 dagen opgenomen. Een medewerker heeft dus nog 13 verlofdagen.
Gezien de vervaldata zijn dit 8 wettelijke verlofdagen en 5 bovenwettelijke verlofdagen.
De werkgever mag deze 5 bovenwettelijke verlofdagen tussendoor uitbetalen wanneer een medewerker hiermee akkoord gaat.
Heb je vragen over arbeidsvoorwaarden of heb je een specifieke situatie die je wilt bespreken? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl of bel haar op 06-46344445.
Contact