Hoe onboard je nieuwe medewerkers online?

Het onboarden van nieuwe medewerkers online

Na een zorgvuldige sollicitatieprocedure heb je een nieuwe medewerker aangetrokken. Dan begint het samenwerken en het inwerken. Onderzoek heeft uitgewezen dat mensen al in de eerste acht weken besluiten of dat ze blijven bij de werkgever of weer om zich heen gaan kijken. De eerste indruk speelt daarin een rol. Daarnaast wil jij als werkgever dat deze nieuwe collega zo snel als mogelijk ingewerkt is en van waarde kan zijn voor de organisatie. Het onboarden van deze nieuwe medewerker is dus belangrijk.

In een tijd waarin thuiswerken de nieuwe norm is vergt het onboarden ook wat aanpassingen. Een aantal zaken die ‘vanzelf’ gaan in een kantooromgeving zijn niet meer vanzelfsprekend. Iemand moet zijn nieuwe collega’s leren kennen via digitale wegen en zichzelf eigen maken met the way of working. Hoe kun jij deze nieuwe medewerker goed laten onboarden?

Voorbereiding eerste werkdag

Een eerste dag kan eenzaam en desoriënterend aanvoelen als er geen duidelijk programma is. Wat heeft de nieuwe collega nodig om ingewerkt te raken? Met wie kennismaken (een virtuele kop koffie)? Welke documenten lezen? Welke video’s bekijken? Welke middelen, apparatuur en programma’s? Een programma voor de eerste twee weken geeft houvast.

Zorg dat alles naar behoren werkt en dat de nieuwe collega toegang heeft tot de juiste systemen. Niks voelt zo onwelkom als een niet werkende werkomgeving. Een contactpersonenlijst kan helpen dat de medewerker snel zelfstandig kan bewegen binnen de organisatie. Maak ook ruimte voor informele gesprekken in het programma. De welbekende koffie-automaat-gesprekken hebben een goede functie in het informeel leren kennen van je collega’s. Waardoor het makkelijker is om iemand een vraag te stellen en de drempel te verlagen om iemand te benaderen. Deze random ontmoetingen zijn er niet meer, dus faciliteer ze.

In dit artikel lees je alles wat je moet weten in tijden van corona.

Eerste werkdag

Laat de nieuwe collega zich voorstellen via het meeste geschikte kanaal. Een korte bio met waar iemand heeft gewerkt of wat iemand heeft gestudeerd, welke functie iemand komt vervullen, een paar details over de persoon en een foto. Makkelijke manier voor het team om de nieuwe collega welkom te heten en een beetje te leren kennen.

Geef iemand tijd en ruimte om de juiste programma’s te installeren en zich aan te melden bij de benodigde systemen.

Zorg voor een (online) meeting met de leidinggevende: een eerste dag meeting.
Koppel de nieuwe medewerker aan een buddy. Aan iemand waar degene niet aan rapporteert en waar degene met vragen terecht kan.

Eerste werkweek

Wat zijn de verwachtingen van de leidinggevende? Zijn deze uitgesproken? Waar moet de medewerker als eerste mee aan de slag gaan? Wanneer is het goed of goed genoeg? Wanneer moet het af zijn? Wat is de grotere context van de werkzaamheden? Waar draagt dit aan bij? Zorg dat deze zaken in de eerste week worden besproken.

Sluit daarnaast de week af met een 1-op-1 gesprek om de eventuele vragen van de nieuwe medewerker te beantwoorden.

Ongoing onboarden medewerker

Check regelmatig in bij de nieuwe medewerker. Ga er niet vanuit dat iemand zich wel redt. Vraag proactief waar iemand tegenaan loopt, waar je iemand bij kan helpen en natuurlijk hoe het werk gaat. Vergeet ook niet om tijd te maken voor small talk en iemand beter te leren kennen.

In dit artikel lees je wat je moet weten over opzeggen tijdens de proeftijd.

Einde proeftijd gesprek

Wanneer iemand een contract heeft van 6+ maanden, dan mag je een maand proeftijd afspreken. Dit is dan ook in veel arbeidsovereenkomst vastgelegd. In veel organisaties wordt er niet actief bij stilgestaan bij het aflopen van de proeftijd. Alleen wanneer een medewerker teleurstellende resultaten laat zien, dan is er aandacht voor de proeftijd. Aangezien je zonder opgaaf van reden een medewerker kunt laten gaan. Het aflopen van de proeftijd is een goed moment om ‘de balans’ op te maken en dit over en weer uit te spreken. Wat gaat er goed? Liggen de verwachtingen nog op één lijn? Zeker wanneer iedereen vanuit een andere locatie werkzaam is en je weinig zicht hebt op elkaar is communicatie key. Je kunt eigenlijk niet teveel communiceren. Grijp dit soort momenten aan om een open gesprek te hebben en te benoemen wat je goed vindt gaan, waar iemand jou heeft verbaasd (compliment uitdelen) en om iemand bij te sturen als dat nodig is.

Eerste 100 dagen onboarden medewerker

Het onboarden van een nieuwe medewerker neemt ongeveer 100 dagen in beslag. Plan na ongeveer 3 maanden een gesprek om te bespreken hoe het gaat. Is het werk, de omgeving wat de nieuwe medewerker had verwacht? Matcht het bij zijn/ haar behoeften? Mochten de verwachtingen afwijken of wanneer er hindernissen zijn, dan wil je deze weten, zodat je er op kunt anticiperen.

Vergeet niet om feedback te vragen. Nieuwe collega’s komen met een frisse blik binnen, zij kunnen waardevolle feedback hebben naar aanleiding van hun ervaring en met hun observeringen. En feedback op het onboardingprogramma, zodat je het onboarden van medewerkers kan verbeteren.

Regelmatig inchecken

Regelmatig in gesprek zijn met je medewerkers is belangrijk, ook na het onboarden. Maak tijd voor gesprekken die niet over werkinhoudelijke zaken gaan, maar waarin je naar elkaar uitspreekt hoe het gaat. Spreek het onbesprokene uit. Zowel de complimenten als wat je graag anders zou zien. En heb het af en toe ook over andere zaken dan werk. Je bouwt een band op, er ontstaat een veilige relatie waarin zaken kunnen worden besproken en het gevoel van isolatie en eenzaamheid wordt verlaagd.

Kun je hulp gebruiken bij het vormgeven van een goed onboardingsprogramma of wil je advies over andere HR gerelateerde zaken? Neem contact op met Nienke, eigenaresse van HR-dienst.nl via 06-46344445 of stuur een email naar info@hr-dienst.nl.