Heb je nog geen verlofadministratie? Start nu, al is het met een simpel Excelletje. Het kan je anders duur komen te staan!
Wat is het financiële belang van een goede verlofadministratie?
Iedere medewerker in Nederland heeft recht op verlof. Dit verlof, ook wel vakantiedagen genoemd, vertegenwoordigt een financiële waarde. Een medewerker behoudt immers zijn recht op salaris gedurende het verlof. Je wilt grip hebben op je financiën en daar horen dus ook verlofdagen bij. In dit artikel daarom de regels rondom verlof en het belang van goed verlofmanagement.
Opbouw van verlof
In Nederland heeft een werknemer op jaarbasis recht op 4 keer het aantal werkuren per week aan verlof (bron: Rijksoverheid). Dit betekent wanneer iemand 40 uur per week werkt, dat het verlofrecht op jaarbasis 160 uur is. Dit zijn omgerekend 20 verlofdagen op jaarbasis. Deze dagen worden wettelijke vakantiedagen genoemd.
Veel werkgevers bieden extra vakantiedagen aan en deze komen bovenop de wettelijke vakantiedagen. Deze dagen worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. In de CAO of in de arbeidsovereenkomst staan de afspraken over vakantiedagen opgenomen.
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of heb je behoefte aan meer informatie? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl of bel haar op 06-46344445.
Wettelijke bepalingen
Verlofdagen zijn er om te worden opgenomen. Een medewerker is zelf verantwoordelijk voor het opnemen van verlof. Een werkgever mag een verzoek tot verlof in principe niet weigeren, tenzij er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang.
Als werkgever kun je een werknemer niet verplichten tot het opnemen van verlof, je kunt een medewerker natuurlijk wel stimuleren.
Als werkgever ben je verplicht om op ieder moment te voorzien van een actueel overzicht van het verlofsaldo. Ook draag je als werkgever verantwoordelijkheid voor het tijdig attenderen op verlof dat gaat vervallen. Verlofdagen hebben namelijk een vervaltermijn.
In dit artikel lees je wat je als ondernemer moet weten in tijden van corona over verlofdagen.
Stimuleer het opnemen van verlof. Je hebt een productievere medewerker als die voldoende afschakelt. Iemand kan niet altijd ‘aan’ staan.
Vervaltermijnen verlofrecht
Zoals hierboven al uiteengezet bestaat het verlof uit wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Het is de bedoeling dat een medewerker zoveel mogelijk het verlof opneemt in het jaar dat het is opgebouwd. Om die reden is de vervaltermijn van de wettelijke dagen een half jaar nadat het is opgebouwd. Dus de wettelijke verlofdagen van 2019 die niet zijn opgenomen vervallen per 1 juli 2020. Voor de bovenwettelijke verlofdagen geldt een vervaltermijn van 5 jaar na het jaar dat het is opgebouwd.
Als een medewerker verlof opneemt is het belangrijk dat dit wordt verrekend met het saldo dat als eerste vervalt.
Het is mogelijk om een verlate vervaltermijn van de wettelijke verlofdagen af te spreken en vast te leggen. Een vervroegde termijn is niet mogelijk.
Je bent als werkgever verplicht om een medewerker tijdig te herinneren aan het vervallen van verlof, zodat deze de kans heeft om het verlof op te nemen. Verzuim jij als werkgever om dit tijdig aan te geven, dan vervallen deze verlofdagen niet en behoudt de werknemer het recht op deze verlofdagen.
Heb je specifieke vragen die niet aan bod komen? Je kunt altijd een beroep doen op HR-dienst.nl voor expertise en advies. Stuur een email naar info@hr-dienst.nl of bel Nienke 06-46344445.
Wat is het risico dat je loopt als werkgever?
Als werkgever ben je verplicht om op ieder moment te voorzien van een actueel overzicht van het verlofsaldo. Daarnaast ben je verplicht om een medewerker tijdig te herinneren op verlof dat gaat vervallen, anders vervalt het verlof niet. Dit laatste is een financieel risico, maar het eerste ook. Als een medewerker uit dienst gaat, dan ben je verplicht als werkgever om niet-genoten wettelijke en bovenwettelijke dagen uit te betalen. Heb je geen goede en accurate verlofadministratie? Dan bestaat het risico dat je de volledige verlofopbouw van de vertrekkende medewerker (deels) moet uitbetalen. De kosten kunnen flink oplopen.
In dit artikel lees je wat je als ondernemer moet weten in tijden van corona over verlofdagen.
Belang van een goede verlofadministratie
Goed verlofmanagement begint bij een correcte administratie. Veel personeelsinformatiesystemen bevatten een mogelijkheid tot het digitaal administreren van verlof. Medewerkers vragen het verlof aan en na goedkeuring van de leidinggevende wordt het verlof verrekend met het verlofsaldo. Het wordt automatisch verrekend met het verlof dat als eerste gaat vervallen. Zowel jij als werkgever als de medewerker heeft altijd een accuraat overzicht van het verlofsaldo. Je voldoet meteen aan de verplichting om te voorzien in een actueel overzicht.
Het inzicht in de verlofadministratie geeft je ook de mogelijkheid om een medewerker te stimuleren om verlof op te nemen. Verlof is er niet voor niets. Een medewerker is productiever als er naast inspanning ook voldoende ontspanning is.
Goed verlofmanagement bespaart kosten. Zorg voor een goede administratie. HR-dienst.nl helpt je graag om je HR-zaken te professionaliseren, processen te automatiseren en je te adviseren over personeelszaken.
Heb je vragen over een van deze onderwerpen of staat je vraag er niet bij? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl of bel haar op 06-46344445.
Contact