Medewerkers niet of niet goed informeren over een vertrekkende medewerker is een gemiste kans. Zorg dat je duidelijk communiceert over nieuwe en vertrekkende collega’s. Is voor alle partijen fijn!
Hoe breng je de boodschap van een vertrekkende medewerker?
Hoe breng je de boodschap aan je team van een vertrekkende medewerker en waarom zou je dat überhaupt communiceren? In dit artikel lees je waarom het belangrijk is om het aanstaande vertrek van een medewerker te communiceren. Hoe je het vertrek kunt aankondigen en je treft een sjabloon aan om te gebruiken voor je eigen aankondiging.
Een bericht over een medewerker die het bedrijf verlaat, is het meer dan alleen een aardig gebaar. Het is van cruciaal belang voor een soepele voortzetting van het werk. In de meeste gevallen moet je het team zo snel mogelijk over het vertrek informeren, maar pas nadat een aantal key personen zijn ingelicht. Wie die key personen zijn is afhankelijk van wie er weg gaat, de omstandigheden dat iemand weg gaat en wat de impact is van het vertrek van de medewerker. Zorg dat de juiste mensen als eerst op de hoogte worden gebracht en het niet tegelijkertijd horen met de teamleden waar het vertrek minder tot geen invloed op heeft.
First things first
Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat breng je dus allereerst de mensen mondeling op de hoogte waar het direct impact op heeft als dat kan. Vervolgens kun je het beste een e-mail sturen naar de rest van het team om hen op de hoogte te stellen van het nieuws.
Waarom aankondigen dat een medewerker vertrekt?
Er zijn een paar redenen waarom het belangrijk is om aan te kondigen dat een werknemer het bedrijf verlaat. Afscheid nemen van een vertrekkende medewerker is belangrijk voor het proces. Daarnaast moet het team ook weten hoe ze om moeten gaan met de taken van de vertrekkende medewerker totdat er een vervanger is gevonden. Daarnaast hebben teamleden vragen over de laatste werkdag, of de medewerker vrijwillig vertrekt en of er een moment van afscheid zal zijn.
Lees in dit artikel tips voor een goede offboarding van een vertrekkende medewerker.
Ook als een vertrekkende medewerker niet vrijwillig het bedrijf verlaat kun je goed afscheid nemen van een medewerker. Degene heeft veel van zijn/ haar tijd besteed en inzet getoond. Ga respectvol om met het vertrek van een medewerker, zowel naar de vertrekkende medewerker als naar de achterblijvende collega’s.
Hoe aankondigen dat een medewerker vertrekt?
De meest efficiënte manier om aan te kondigen dat een werknemer de organisatie verlaat, is door een e-mail te sturen met alle belangrijke informatie. Email is een goed middel om een grote groep te bereiken. Zorg dat je key personen mondeling inlicht. In de e-mail vermeld je wie de vertrekkende medewerker is, wanneer deze vertrekt en wie de verantwoordelijkheden op korte en lange termijn zal overnemen. Door het nieuws in een e-mail te brengen zorg je voor een consistente boodschap, de boodschap kan snel worden gedeeld en medewerkers kunnen het bericht (later) teruglezen.
Lees in dit artikel goede vragen die je in een exit-gesprek kunt stellen.
Wat moet er in een vertrekmail van een medewerker staan?
Er zijn verschillende belangrijke details die je moet opnemen in een e-mail met vertrek van een medewerker. Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat je alle belangrijke punten meeneemt:
1. Richt de aankondiging op de juiste manier.
Als het hele team de medewerker kent die vertrekt, richt de aankondiging dan tot het hele team. Zo niet, stuur de mededeling dan alleen naar de afdeling van de medewerker. Het nieuws naar een afdeling sturen die nooit contact heeft met de medewerker is afleidend en onnodig.
2. Kom ter zake.
Begin de aankondiging niet met een paar bloemrijke zinnen. Maak in plaats daarvan meteen duidelijk dat deze aankondiging gaat over een werknemer, wiens naam vermeld moet worden, die het bedrijf verlaat.
3. Vermeld de vertrekdatum.
Als je een e-mail stuurt met de mededeling dat een medewerker vertrekt, maar je geeft niet aan wanneer de laatste werkdag is, dan krijgt de medewerker veel vragen over de vertrekdatum. Vermeld in plaats daarvan de vertrekdatum van de medewerker in de aankondiging. Als de laatste werkdag nog niet duidelijk is, dan kun je dat vermelden.
Heb je behoefte om een HR expert te raadplegen bij moeilijke situatie of om je beslissing of keuzes helder te krijgen? Stuur een email naar info@hr-dienst.nl of bel Nienke 06-46344445 voor een gedegen advies.
4. Vermeld eventueel de omstandigheden van het vertrek van de medewerker.
Als de medewerker je toestaat te zeggen wat de toekomst voor hem of haar biedt, dan kun je dat vermelden. Als de medewerker wordt ontslagen kies je woorden dan zorgvuldig. Wees zo eerlijk en transparant mogelijk en met respect voor alle partijen.
5. Bespreek de volgende stappen.
Laat het team weten of je iemand zoekt om de functie van de vertrekkende medewerker in te vullen of dat je al een vervanger hebt aangenomen. Bespreek ook of je de gebruikelijke taken van de medewerker voorlopig moet delegeren en zo ja, aan wie.
6. Nodig je team uit voor een afscheidsevenement, indien van toepassing.
Als je een afscheidsevenement organiseert voor de medewerker, zoals een lunch of een groter evenement, vermeld dit dan in de aankondigingsmail met de tijd, datum en locatie van het evenement.
7. Toon je dankbaarheid.
Veel medewerkers voelen zich ondergewaardeerd, uiteraard is het belangrijk om waardering uit te spreken tijdens het afscheid. Toch is het een gemiste kans als je het niet ook doet bij een vertrekkende medewerker. Door degene te bedanken voor al het werk dat ze voor je hebben gedaan en door je dankbaarheid te tonen, laat je je team weten dat je hun werk opmerkt en waardeert.
Sjabloon voor een email waarin het vertrek van een medewerker wordt aangekondigd
Hier is een sjabloon om je op weg te helpen bij het schrijven van een aankondiging. Zorg ervoor dat je het aanpast naar je eigen situatie.
Beste [bedrijfsnaam] team [of afdelingsnaam indien niet gericht aan het hele bedrijf],
Via deze weg informeer ik jullie dat [naam medewerker] het bedrijf op [vertrekdatum] verlaat. [naam medewerker] vertrekt naar [beschrijf de reden van vertrek in maximaal 10 woorden als je hiervoor toestemming hebt; zo niet, schrijf deze zin dan niet op].
Nadat [naam medewerker] is vertrokken, richt je alle communicatie die je normaal gesproken naar [hem/haar] zou sturen, naar [naam contactpersoon]. Zodra we een vervanger hebben aangenomen voor de functie van [naam werknemer], zal ik jullie opnieuw informeren over onze nieuwe communicatieprotocollen [als je de werknemer niet vervangt, plaats deze zin dan niet]. Ik zal indien nodig ook contact opnemen met individuele teamleden om de tijdelijke afhandeling van de taken van [naam medewerker] te bespreken totdat we een vervanger hebben gevonden [als je geen vervanger inhuurt, verwijder dan de woorden “totdat we een vervanger hebben gevonden.” Als je geen vervanger inhuurt, vermeld dit dan in een laatste zin: “Op dit moment hebben we geen plannen om een vervanger aan te stellen.”]
Voordat [naam medewerker] vertrekt, nodigen we je uit om om [tijd] op [datum] op [locatie] aanwezig te zijn voor een afscheidsevenement [alleen als je er een hebt]. We zijn enorm dankbaar voor alle bijdragen die [naam werknemer] heeft geleverd tijdens [zijn/haar] tijd hier.
Wij bedanken [naam medewerker] voor [zijn/haar] inzet en betrokkenheid en wensen [hem/haar] alle succes met de voortzetting van [zijn/haar] loopbaan.
Afsluiting (bijv. met vriendelijke groet),
[Jouw handtekening] [Jouw naam] [Jouw titel]
Heb je vragen over dit onderwerp of heb je een specifieke situatie die je wilt bespreken? Neem dan contact op met Nienke van HR-dienst.nl via info@hr-dienst.nl of bel haar op 06-46344445.
Contact