Het voeren van ‘moeilijke’ gesprekken levert geld op

Geld besparen door het voeren van de ‘moeilijke’ gesprekken

We voeren de hele dag door gesprekken en we denken niet continu na hoe we iets zeggen en kiezen onze woorden meestal niet heel bewust of zorgvuldig bij de koffie-automaat-gesprekken, in vergaderingen of in sales-gespekken. Totdat we op het punt staan om een boodschap te brengen die ‘niet zo leuk is’. Ineens zeggen we niets meer, stellen we het gesprek uit, relativeren we de situatie en bedenken we redenen om de boodschap niet te hoeven brengen. Of we brengen de boodschap uiteindelijk met zoveel nuance dat de echte boodschap verloren gaat.

Vollopende emmer

In mijn werk als HR Adviseur en in mijn werk als coach van ondernemers komt het voeren van de ‘moeilijke’ gesprekken vaak ter sprake. Iemand gaat het gesprek niet aan en daardoor groeit de irritatie terwijl de ander daar geen weet van heeft. De medewerker gaat steeds slechter of in ieder geval niet beter functioneren omdat die geen (bij)sturing krijgt of op z’n minst feedback. ‘Ineens’ is de maat vol. De medewerker krijgt geen eerlijke kans om een verbetering te laten zien. Er ontstaat uiteindelijk zelfs een conflict door onbegrip. Met als gevolg dat je genoodzaakt afscheid moet nemen of dat de medewerker zelf op zoek gaat naar een andere werkgever. Naast de negatieve sfeer die dit oplevert kost het ook veel tijd, geld en energie, die je veel liever aan andere dingen besteedt.

Onzichtbare kosten

Het niet (op tijd) voeren van deze gesprekken kost organisaties veel geld. Een groot gedeelte zit in moeilijk quantificeerbare zaken zoals wat er in het hoofd van jou als ondernemer of leidinggevende afspeelt. De tijd die je bezig bent met ergeren, irriteren, nadenken kun je niet aan andere zaken besteden. Het kost ook ongelooflijk veel headspace en energie. De tijd is quantificeerbaar als je door zou hebben om hoeveel tijd het gaat, maar dit gebeurt vaak ongemerkt en is een stille energieslurper. De medewerker waar het om gaat presteert niet naar tevredenheid omdat hij/zij de ‘verkeerde’ werkzaamheden doet of niet op het gewenste niveau. Ook hier gaat tijd en geld verloren. Een medewerker voelt dat het commitment van de werkgever of leidinggevende onder druk staat. Dit kan als effect hebben dat de medewerker afstand neemt of zich juist meer gaat bewijzen. In beide gevallen ‘kost’ dit iets. Ook dit is moeilijk in harde getallen uit te drukken. En dan heb ik het nog geeneens over het werven van een nieuwe medewerker en het inwerken daarvan. Als je dit leest voel je gewoon dat de kosten bij elkaar opgeteld zo hoog zijn dat je daar iets mee moet, ook al heb je geen harde cijfers.

Laat het niet groot worden

Herken je de gedachte: ‘Had ik het maar aan het begin opgepakt toen het nog niet zo groot was’. Je laat het onbedoeld groter worden. Eén van mijn klanten verwoordde het laatst heel helder:’Een negatief banksaldo van € 100,- is makkelijker op te lossen is dan een schuld van € 10.000,-.’ Als je het aanpakt wanneer het probleem nog niet zo groot is dan is het te behappen, maar schuif je het voor je uit wordt het probleem alleen maar groter en moeilijker op te lossen. Het voordeel daarvan is dat het probleem op een gegeven moment zo groot is geworden dat je er niet meer omheen kunt en de urgentie dwingt tot actie. Een (onbewuste) tactiek die ik veel zie terugkomen bij bedrijven. Je maakt het jezelf en de ander een stuk makkelijker door het eerder aan te pakken waardoor de consequenties minder groot zijn. Je bespaart er veel tijd en geld mee én je geeft de ander een eerlijke kans.

Waar gaat het verkeerd?

We zijn vaak van te voren niet duidelijk bij de ‘contractering’. Bij het aangaan van de samenwerking spreken we niet over hoe we met elkaar omgaan en maken we geen duidelijke afspraken. Als je dit wel doet dan kun je iemand makkelijker aanspreken als die zich niet aan de afspraken houdt.

Het is nooit te laat om af spraken te maken. Dus ben je dit vergeten bij een nieuwe medewerker, een klant of een andere zakelijke relatie? Maak dit dan alsnog bespreekbaar. Alle partijen zijn erbij gebaad dat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn.

We verbinden vaak ergens geen consequentie aan. Bang om een ander teleur te stellen, bang om de motivatie van iemand te beschadigen, niet wetende welke consequentie je kan verbinden en soms ook omdat we dan ook daadwerkelijk daad bij woord moeten voegen. We zijn niet altijd bereid om de consequentie ergens van te aanvaarden en dan laten we het liever ‘in het midden’. Deze onduidelijkheid werkt averechts voor alle partijen en ergens weten de partijen dat en toch durft dan niemand een standpunt in te nemen “want dan kan het nog alle kanten op.” Dit zorgt in de praktijk voor nog meer onduidelijkheid, waardoor er eigenlijk alleen maar meer afstand ontstaat. Afstand op gevoelsniveau. De verbintenis is niet meer in tact. Een beschadigde of zelfs kapotte verbintenis ‘stroomt’ niet meer en levert minder waarde (op).

Ga het gesprek aan

Moeilijke gesprekken of slechtnieuwsgesprekken zijn in alle gevallen vervelend en voor alle partijen vervelend. Maar ga wel het gesprek aan. Herken bij jezelf je patroon en doorbreek deze. Maak hetgeen je stoort, afvraagt, irriteert bespreekbaar, evenals tegenvallende resultaten. De ander heeft geen weet van jouw ongenoegen over houding, gedrag, kennis of kunde als je deze niet uitspreekt. Als je het beste uit het gesprek wilt halen vermijd dan een confronterende manier. Deze manier kan als aggressief worden opgevat en werkt conflict in de hand. Juist iets dat je wilt voorkomen.

Er is veel geld te besparen, meer energie te winnen en vooral veel effectiviteit te behalen wat uiteindelijk zorgt voor meer werkplekzier. Genoeg redenen om het gesprek aan te gaan!

Is er een specifieke situatie waar je hulp bij kunt gebruiken, wil je leren hoe je deze gesprekken aan kunt gaan of wil je meer informatie over welke consequenties je kunt afspreken? Neem contact op met Nienke van Dijk op 06-46344445 of stuur een email naar info@hr-dienst.nl. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of behoefte aan meer informatie? Neem dan ook contact op met Nienke.